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「書面による休暇・残業申請の承認作業」「煩雑な給与計算・社会保険の手続き」など、ベトナムでは数多く存在する人事労務領域の課題。特にベトナムに新規赴任された方の中には、これらの膨大なペーパーワークの量に驚いた方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ベトナムの日系企業で働く人事労務担当者へのアンケート結果をもとに、人事労務領域の課題と解決策、そして日系企業の成功事例をご紹介します。
【アンケート調査結果】人事総務部門の現場担当者が考える課題とは？
今年8月、クラウド型人事労務系SaaSサービス「terra（テラ）」を提供する「VINA PAYROLL OUTSOURCING（以下VPO社）」は、在ベトナム企業に勤める人事労務担当者60名を対象とした、給与計算・人事労務管理に関するアンケート調査を実施しました。
＜調査方法＞
・日程：2022年8月24日
・対象：在ベトナム日系企業に勤める人事労務担当者
・人数：60名
・方法：セミナー受講後のアンケート
質問 1：御社の人事労務管理業務の効率性について教えてください。
「一部はシステム化できているが、紙やExcelの手作業が多く、より自動化すべきである。」といった回答が全体の75%以上を占めました。アナログで非効率な作業をさらに自動化すべきと考える人事担当者が多い現状が伺えます。
質問 2 人事労務DX化について、どのように考えていますか。
人事労務のDX化について尋ねた質問では「DX化の必要性は感じているが、具体的な行動に移すことができていない。」と回答した人が全体の約80％を占めたことから、多くの企業ではまだ明確なDX化プランがない状態だと思われます。
「terra」導入後の成果とは？日系企業のDX成功事例をご紹介！
成功事例 1 :QUICK QUICK CO., LTD.
・会社概要：オフィス向け文房具用品・事務機器販売 / 工場向け一般消耗品・副資材販売 / 工場向け工具・設備・作業用品販売 / オフィス・工場向け家具販売（内田洋行・オカムラ）
・従業員規模：約50人
Q.当時の課題と「terra」導入後の成果について教えてください
『 弊社では主に、休暇申請・残業申請手続きの簡略化と、社内承認作業の改善に効果がありました。
当時、休暇申請・残業申請には紙の申請書を使用していました。その後、提出された紙の申請書を人事部が手入力でデータに起こし、EXCEL上で集計管理をしていました。
各従業員は紙の申請書を担当者まで提出するフローになっていましたが、外回り営業をする社員も多く、紙の申請書を提出することが困難な場面もありました。』
一方 「terra」サービスの導入後は、従業員のスマホからそれぞれ残業申請・休暇申請ができるようになりました。手入力や集計など人事部の工数も約50%削減されたと感じており、とても助かっています。
Q.その他の成果があれば教えてください
『もう1つは、社内承認とその通知作業の効率化です。当時、従業員が残業・休暇申請をした後、最終承認結果を得てから残業・休暇を取得する流れでしたが、自らタイムリーにその申請が最終的に承認されたのかどうかを確認する方法がありませんでした。
そのため、承認結果（Approve or Reject）を知らせるために、人事スタッフが各従業員に電話やメッセンジャーで結果を伝えていました。また、承認されたかどうかを従業員が知るまでにタイムラグが発生していた点も問題でした。
「terra」導入後は、申請後の結果が各従業員のスマホへすぐに通知されるようになり、人事スタッフはこれまでのアナログな方法で承認結果を従業員に知らせる必要がなくなりました。時間的にも精神的にも効果が高いと感じていて、「terra導入後」の大きな成果だと思います。』
Q.業務効率化によって生まれた時間を、どのような業務に当てていますか
『私は人事部以外の業務も兼務していますが、浮いた時間を人事以外の別業務に時間を割くことができています。その他、最新の法律に関する情報をアップデートするための時間に当てたりもできるようになりました。』
※取材協力：Ms. Trần Thị Hải Yến氏 – HR staff
成功事例 2 ：ISHIDA VIETNAM CO., LTD.
・会社概要：ベトナムの食品産業市場における計量機、包装機、品質管理ソリューションの販売・サービス
・従業員規模：約35人（ハノイ5名、ホーチミン30名。人事担当者は各拠点に1人ずつ）
Q.当時の課題と、terra導入後の成果について教えてください
1 給与明細の自動付与
『弊社では毎月の給与計算をした後、明細を社員全員に配布する業務が負担となっていました。当時はEXCELで集計後、WORDファイルに変換し、最後にPDFで鍵をかけて保存し、従業員一人一人にメールで送付をしていました。記入内容や送信先のミスも避けなければならず、全従業員分の給与計算とメールでの連絡作業だけで丸1日かかっていたこともありました。
「terra」導入後は、給与計算後、各従業員に明細が自動で付与されるのですが、この機能にとても満足しています。社長が承認したらすぐに全従業員に自動で配られるため、とても効率が良いと感じています。以前まで行っていたPDFにパスワードをかけて、一人一人にメール・・、といった作業は完全になくなりました。』
Q.その他の成果があれば教えてください
2 労働契約書の管理
『労働契約書は期限が切れた従業員をタイムリーに正しく把握することが難しく、期限切れが発覚したあとに、慌てて労働契約を更新するといったリスクを抱えていました。
「terra」では、労働契約の期限が切れる1ヶ月前に通知をもらえるため、労働契約書の期限切れを未然に防げるようになりました。また、会社として従業員の労働契約を更新するかどうかの判断を、余裕を持ってできるようになりました。』
Q.業務効率化によって生まれた時間を、どのような業務に当てていますか
『他部門の仕事や社内イベントの準備、マーケティング業務のサポートに時間を当てられるようになりました。』
※取材協力：Ms. Nguyễn Thị Thu Hiền – Chief of General Affairs –
ベトナムの人事労務DXなら、クラウド型人事労務管理サービス「terra（テラ）」！
本記事ではベトナムの人事労務領域の課題、そして「terra」導入後の成果について解説しました。現地法人の設立時には、従業員が少なく人事管理業務の効率化は十分に検討されていなかったが、会社の規模が大きくなるにつれて設立当時のやり方の延長線では効率的な管理が難しくなっている、ということがよくあります。
● 人事労務部門のスタッフをルーティンワークから解放させ、負担を減らしてあげたい
● 業務効率化によって生まれた時間を、付加価値の高い仕事に当てたい
● 給与計算・社会保険手続き業務をもっと効率化したい
● アウトソースに興味がある
こうした問題をお持ちの企業様、「terra」サービスや給与計算・社会保険のアウトソースにご興味のある会社様は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
＜基本情報＞
企業名：VINA PAYROLL OUTSOURCING CO.,LTD.
事業内容：給与計算代行 / 人事労務ソフト「terra」の販売・導入支援
代表者：Tran Nguyen Trung
資本金：1,200,000 USD
電話番号：+84-28-3827 8096（日・越・英）
メールアドレス：info@i-glocal.com
住所：
ホーチミン：11th floor TNR Tower, 180-192 Nguyen Cong Tru Street, Nguyen Thai Binh Ward, District 1, Ho Chi Minh City.
ハノイ：Room 1206, 12th floor, Indochina Plaza Ha Noi Tower, 241 Xuan Thuy Street, Dich Vong Ward, Cau Giay District, Ha Noi
Webサイト：https://terra-plat.vn/
サービス詳細：https://www.i-glocal.com/pdf/terra_introduce_jp.pdf
お問い合わせ先：info@i-glocal.com